مزایای و معایب برون سپاری

مزایای برون سپاری

کتابخانه ها دارای سابقه ای طولانی از برون سپاری یا قراردادهای کار و خدمات با سازمان های غیر انتفاعی و شرکت های غیر انتفاعی هستند. متون کتابداری منعکس کننده ی بحثی ادامه دار از برون سپاری در حیطه ی فعالیت های روزانه ی کتابخانه ای از قبیل توسعه ی مجموعه ها، انتخاب مواد، پردازش منابع، فهرست نویسی و مدیریت است. خدمات روزانه ی غیر کتابداری از قبلی تعمیر و نگهداری و فتوکپی برای مدتی طولانی از طریق قرارداد با خدمات‌دهندگان مختلف انجام شده است. اما در اوائل قرن بیستم کتابخانه ی کنگره اقدام به تولید انبوه کارت های فهرست نویسی کرده و در اختیار کتابخانه های دیگر قرار داد (بناد و بوردیانو[1]، 1997؛ شورای کتابخانه های شهری، 1999). طی سال های متمادی کتابخانه ها نه تنها اقدام به ارائه ی خدمات فهرست نویسی کرده اند، بلکه در امور دیگری همچون توسعه ی نظام های خودکار و تهیه ی منابع مورد نیاز نیز موفق بوده اند. همچنین مدیران کتابخانه ها از برون‌سپاری به عنوان وسیله ای برای ثبت و سفارشات کلی و دائمی از فروشندگان استفاده می کنند. در این فرایند فروشندگان نقش کتاب شناسان را ایفا کرده اند (وودزوورث[2]، 1998).

کتابخانه هایی که در این فعالیت ها شراکت می جویند می توانند از مزایای دسترسی به منابع بیشتر با هزینه ی کمتر بهره مند شوند؛ گرچه این شراکت کنترل آن ها را بر روی بسیاری از مجموعه ها محدود می کند. انتخاب و خرید پایگاه های داده ها، کتاب ها و نشریاتی که نقشی اساسی در آرشیو منابع و هزینه ای بالا در بودجه کتابخانه ها دارند به میزان زیادی بستگی به نظر ناشران، فروشندگان وخرید های اشتراکی دارند. به دلیل اینکه هر کدام از شرکا سرمایه ای محدود در این کار دارند، انتخاب کتابخانه ها به صورت همه یا هیچ در می آید. همچنین کتابخانه ها گاه مجبور به خرید‌هایی خواهند شد که لزوما مورد نیازشان نخواهد بود. در حالی که برون سپاری در ارائه ی خدمات فنی و توسعه ی مجموعه ها به سرعت شایع شده است، به تازگی به عنوان خدمت مرجع مورد توجه قرار گرفته است. در طول تاریخ، طبیعت فیزیکی منابع و مراجع و کاربران کتابخانه ها ارائه خدمات حضوری را الزامی کرد. اما از هنگامی که کتابخانه ها ارائه ی خدمات مجازی به کاربران را آغاز کرده اند، این نتیجه حصول گردیده است که برای این منظور می توان از منابع مجازی برون سپاری شده ی کتابدارها و تامین کننده های این خدمات و یا شرکت های تعاونی استفاده کرد. برخی گزارش ها نشان می دهند که برون سپاری منابع به صورت مجازی می تواند هم موفقیت آمیز و هم از نظر مالی به صرفه باشد (دوورنی وبونانی[3]، 2004).

  تجربیات برتر در حوزه سنجش و ارزشیابی | کاملترین نمونه های رایگان سالتحصیلی 97-98

واگذاری بخشی از فعالیت های کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به بخش خصوصی می تواند مزایایی را به دنبال داشته باشد که عبارتند از:

  1. صرفه جویی در هزینه ها و زمان
  2. افزایش کیفیت خدمات
  3. یکدستی و سرعت و ارزان تر خدمات
  4. پرداختن به فعالیت های ضروری تر و تخصصی
  5. انعطاف پذیری بیشتر کتابخانه ها و همگامی با تغییرات محیطی و نیاز های حرفه ای
  6. ارزیابی بهتر عملکرد کارگزاران و رسیدن به انتظارات مورد نظر
  7. اقتصادی بودن و بازگشت هزینه ها و در نهایت انجام خدمات بهینه با توجه به محاسبه هزینه سودمندی
  8. مقایسه کارگزاران مختلف با هم و بررسی طرح های پیشنهادی آنها و در نهایت انتخاب بهترین و اقتصادی ترین پیشنهاد (لانگ[4]، 2001).

در مورد مزایای برون سپاری موارد زیر را می توان برشمرد:

  1. کتابخانه یا سایر مراکز اطلاعاتی، دیگر محدود به قابلیت های خود نیست؛ بلکه می تواند از ایده های نو و ظرفیت هایی که خود توانایی ایجاد آنها را نداشته استفاده کند.
  2. هر تامین کننده دارای نیروی متخصص و دانش پیچیده در زمینه تخصصی خود است که می تواند به سازمان متبوع در ایجاد قابلیت های تخصصی بیشتر کمک کند.
  3. تأمین کنندگان دارای تجهیزات تخصصی برای ارائه خدمات هستند، که این مطلب باعث ارائه خدمات و کیفیت بهتر با قیمت کمتر به مشتریان می شود.
  4. برون سپاری می تواند انعطاف پذیری بیشتری را برای سازمان به ارمغان بیاورد؛ خصوصاً در زمینه کسب و حفظ فناوری پیشرفته روز که به سرعت در حال توسعه است.
  5. اغلب، بهره وری کارکنان سازمان تأمین کننده بالا می رود؛ نظر به اینکه فعالیت های واگذارشده بخشی از فعالیت‌های محوری سازمان تأمین کننده است، این افراد سعی در استفاده از فرصت های موجود برای ارتقای شغلی خود خواهند داشت.
  6. برخلاف متخصصان داخل سازمان، متخصصان خارج از سازمان نیاز به صرف زمان برای فراگیری مفاهیم مورد نیاز برای انجام کار محوله ندارد. در واقع، آنها افرادی هستند که دارای دانش و تجربه کافی برای رفع نیازمندی های سامان هستند و اغلب دستیابی افراد داخل سازمان به سطح علمی متخصصان خارج سازمان در زمینه فعالیت های برون‌سپاری شده دشوار می نماید.
  7. افرادی که به طور دائمی در داخل سازمان مشغول کار هستند با تعامل با متخصصان خارج سازمان فرصت ارتقاء و بهبود مهارت های خود را می یابند. در دراز مدت این انتقال دانش سبب بهبود کیفیت و کارایی شغلی افراد سازمان می‌شود (بایلی[5] و دیگران، 2002).
  پنج استراتژی برای هوشمندانه کار کردن به جای زیاد کار کردن

[1] – Benaud, Bordeianu

[2] – Woodsworth

[3] – Duvernay and Bonanni

[4] – Long

[5] – Bailey

معایب برون سپاری

در انجام هر کاری دانستن معایب آن باعث می شود تا در تصمیم گیری های خود نهایت دقت را به عمل آورده و کارآیی تصمیم گیری خود را افزایش دهیم. مهم ترین معایب برون سپاری عبارتند از: دشواری کنترل بر فرایند های برون سپاری شده؛ وابستگی سازمانی به تأمین کننده؛ تغییر در شرایط کاری سازمان درطول زمان؛ دشواری بازگشت به شرایط پیش از برون سپاری؛ تأثیر کنترل نشده روی کارکنان سازمان؛ کاهش احساس امنیت شغلی در کارکنان سازمان؛ افزایش هزینه های اولیه؛ نیاز به سازماندهی یک تیم برای نظارت بر تأمین کننده؛ تغییر ماهیت هزینه ها؛ افزایش خطر‌پذیری؛ انتقال مالکیت؛ حفظ و نگهداری اطلاعات (گنجی، 1390).

کمپبل[1]، (1995) معایب برون سپاری را بدین شرح تشریح می کند: فقدان مهارت های کلیدی و اساسی در سازمان (ممکن است سازمانی که برخی فعالیت های خود را برون سپاری نموده است پس از مدتی متوجه می شود که تامین کننده قادر به برآورده سازی انتظارات وی نیست. از این پس سازمان، فاقد مهارت و دانش لازم برای انجام امور ضروری مرتبط به فعالیت برون سپاری شده خواهد بود. بنابراین، شناخت قابلیت ها و نیازمندی های اساسی برای انجام فعالیت های مورد نظر ضروری است).؛ فقدان ارتباط بین فعالیت ها و عملیات سازمان (امکان دارد ارتباط بین افراد متخصص و با مهارت در بخش ها و قسمت های مختلف سازمان در اثر برون سپاری برخی فعالیت ها دچار خدشه و مشکل شود. علاوه بر این، ممکن است ظرفیت های انتقال مهارت در داخل سازمان و همچنین انعطاف پذیری سازمان کاهش یابد.)؛ فقدان کنترل بر تامین کنندگان (ممکن است تامین کننده ای پس از بالا بردن توان تخصصی خود (با استفاده از پشتیبانی های سازمان)، اقدام به ارائه دانش خود به رقبا نماید. واضح است که سازمان باید نسبت به تعهد و اعتبار تامین کنندگان اطمینان حاصل کند و در عین حال باید رضایت تامین کننده را نیز جلب نماید).

  تعریف آموزش و یادگیری از دیدگاه روانشناسی

راهبرد برون سپاری در هر سازمانی ممکن است مشکلات و مخاطراتی را نیز به همراه داشته باشد. عمده مشکلات عبارتند از: کاهش میزان کنترل؛ کاهش انعطاف پذیری؛ افزایش قدرت چانه زنی پیمانکاران؛ کاهش ارتباط سازمان با کاربران؛ کاهش کیفیت ارائه محصول و خدمات، به دلیل انتظار کاهش قیمت ها و هزینه ها در برون سپاری؛ از دست‌دادن اشتغال در سازمان یا کشور برون سپاری؛ کاهش امنیت اطلاعات(افشار، 1383).

[1] – Campbell